地味な作業が実は大好き。
フリーランスママ3年目のイズミヤです。
確定申告のための書類整理や入力業務って毎月やっていますか？
それとも1年まとめてやっていますか？
私はフリーランス1年目、特にルールがなく、適当に整理＆入力していて確定申告の時にかなり苦労しました…。
作業自体は好きなんですが、超ズボラだと自負しています^^;
反省を活かして2年目からは税理士さんにサポートいただき、きっちり毎月締め作業をするように。
すると、驚くことに確定申告のための特別な作業自体はほぼなし！
とっても楽ちんでした。
この記事では確定申告を少しでも楽にするための毎月の書類整理の方法を詳しく解説していきます！
↓フリーランスの経理処理、本当にはじめての方はこちらも併せてお読みください(^^)
確定申告で書類整理が必要な理由
そもそもなぜ書類の整理が必要なのでしょうか？
記帳や帳簿などの保存の必要性
1年間に生じた所得を正しく計算して申告するためには、日々の取引の状況を記帳し、帳簿や書類を一定期間保存する必要があります。記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm
そうなんです！
確定申告をする方は、お仕事に関する諸々の書類を保管しておく義務があります。
では書類ってどんな書類でしょうか？
青色申告の場合
| 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | 7年 |
| 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など | 7年 |
| 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など | 7年※ |
| 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など） | 5年 |
※前々年分所得が300万円以下の場合は、5年
ちょっと難しい言葉が出てきましたが、赤字の部分は馴染みがあるものだと思います。
簡単に言うと、経費で使ったレシート関係や売上に関する請求書や領収書、これらは全て基本的に7年の保管しなければいけないという決まりがあるということです。
さらにこれらの書類は、紙で印刷して保管しないと原則いけないのです！！
データ保存をしたい場合は、一定の要件や手続きが必要です。
【参考】
帳簿書類の電子データ保存
納税者の事務負担やコスト負担の軽減などを図るため、一定の帳簿書類については、コンピュータ作成の帳簿書類を紙に出力することなく、ハードディスクなどに記録した電子データのままで保存できる制度があります。
注：この制度の適用を受けるには、一定の要件があり、あらかじめ所轄税務署長の承認を受ける必要があります。記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm
稼ぎが少ない小さな個人事業主、フリーランスでも税務署から調査が入る可能性だってあります。
まだ申告をしない方でも、「所得が一定額以下ですよ〜」ってことの証明になるので書類だけは整理＆保管しておくことをオススメします。
きちんと整理して1年ごとにまとめておきましょう。
ちなみに私の2019年分の書類。
A4ファイル３冊分で自分でもびっくりしました！！！
（売上がめちゃくちゃ高いかというとそんなことなくOLに毛が生えた程度です）
これを2〜3月にまとめてやっていたら猫の手を借りても足りないかも…？！
今日から一緒に頑張りましょうね♪
では実際私がやっている作業を解説していきます。
2020年の2月分を例にして進めていきます。
2020年2月分＝2020.2.1〜2020.2.29
この1ヶ月で実際に動いたお金に関しての書類を整理していきますっ！
〜売上編〜確定申告を楽にするための毎月の書類整理
いただいたお金(売上)
と
自分が支払ったもの(経費)
と分けて作業すると混乱しづらいです。
| 売上： お客様からいただいたお金 | 発行した請求書や領収書 |
| 経費：自分が支払ったもの | 領収書や請求書、購入明細など何かしら証明になるもの |
まず売上に関する書類を整理します。
必要なものは…
- 売上帳（できれば）
- 売上に関する領収書や請求書
です。
- 日付
- お客様名（売上先）
- 売上の内容
- 金額
これらエクセルなどでまとめたものです。
後から見返しやすいですし、できれば一覧にしておきましょう。
そして、次に売上に関する領収書や請求書をまとめていきます。
これはどちらか片方でもいいですし、両方ある場合は全て印刷しておきます。
もしない場合は…
売上に関するメールの内容であったり、何かしら証明になるものでもOKです。
売上のまとめ方
◆売上帳（できれば）
◆売上に関する領収書や請求書類全て
これらを１セットにまとめておきます。
ちなみに・・・
自身がお客様に対して発行した請求書は、会計ソフトfreeeを使っているとインターネット上に保存されて（クラウド保存）いるためまとめて印刷ができ便利です。
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〜経費編〜確定申告を楽にするための毎月の書類整理
次に経費＝お仕事のために自身が支払ったものをまとめていきます。
経費の書類整理①銀行口座の入出金関連をまとめる
事業専用の銀行口座のことです。
〜ここでは私の使っている楽天銀行を例にご説明していきます〜
まずオンラインバンクにログインします。
楽天銀行の場合は、左上の「入出金明細」を選択。
次の画面で下の方にスクロールをすると日付指定ができます。
今回の場合は、2/1〜29に日付指定、PDFダウンロードしてプリントアウト。
※通帳ありの口座の方は通帳コピーでも大丈夫です。
このように取引一覧が出てきました！
次にこの明細にある取引に関わる書類を、全て引っ張り出すor印刷していきます！！
経費①銀行関連の入出金まとめ方
◆銀行口座の1ヶ月分明細
◆入出金に関わる書類全て
これらをホチキス止めしてして1セットにします！
経費の書類整理②事業用クレジットカードの明細とレシート類
次に事業用クレジットカードで支払った明細をまとめていきます。
〜ここでも私の使っている楽天カードで話を進めていきます〜
クレジットカードの場合は使った月とそれが反映される月がずれますが…
今回の場合は2月に引き落としがあった明細をまとめます。
楽天カードの場合は毎月27日が引き落とし日。
＝1月に利用した分が2/27に引き落としになります。
年をまたぐ場合だけちょっと注意！
→2020年1月27日引き落としの金額は2019年12月の利用分です。
そのためこの分は2019年分の確定申告で計上＆書類をまとめます。
まずクレジットカードの管理サイトにログインします。
※利用明細が郵送などで届く方は、もちろんその明細を使用してOKです♪
楽天カードの場合は楽天eナビですね。
左上の「お支払い（ご利用明細）」→「ご利用明細の印刷・ダウンロード」を選択します。
今回は2/27の引き落とし分なので該当する2月を選択し、ダウンロードします。
ここからの作業は、どのクレジットカード利用していても同じです！
利用明細を確認しながら全てのレシートや領収書などをかき集めます！！！
この明細なんだっけ？とググったり。
Amazonとかできれば注文しておいたときに印刷した方が楽だなと毎度反省します。
経費②事業用クレジットカードの明細まとめ方
◆クレジットカードの明細
◆明細にあるレシート類全て
これらをホチキス止めしてして1セットにします！
経費の書類整理③交通費をまとめる
交通費も同様に、ひとまとめにします。
少ない場合は、年間通して１枚でも良いのですが
- いつ
- どこに（駅名）
- 何で（交通機関）
- なんのために（取引先名）
ということを明確にするため、記憶の新しいうちにひと月ごとにまとめておいた方が安心です。
交通費をまとめる方法は…
エクセルや手書きなどで日付と行先や電車、料金を一覧にする。
または
モバイルSuicaの履歴を印刷する。
といったどちらかの方法になります。
電車に乗るたびに領収書をもらうことはなかなかないと思いますが、一覧表にまとめればOKです。
ただ新幹線や特急など領収書がある場合は、それも併せて保管しておいた方が無難でしょう。
交通費まとめ方法①エクセルなどに自分で入力する場合
こちらは私が昨年使っていたシートです。
図のように
- 日付
- 駅名
- 金額
- 目的
が入っていればOK。
これを月ごとで１シートにしておくと翌月はコピーして使えます。
エクセルやエクセルとほぼ同じように使えるグーグルのスプレッドシートがオススメ！
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交通費まとめ方法②モバイルSuicaを活用する
モバイルSuicaはスマートフォンアプリで、入出金管理＆そのまま改札を通れるとっても便利なサービスです。
締め作業の時は、パソコンからモバイルSuicaにログイン
→明細をプリントアウト
これで終わりです！
さらにこちらも、会計ソフトとももちろん連携できるので自動で利用した金額を取り込んでくれます。
私も使っている自動取込み機能充実な会計ソフトはfreee！！！
印刷一発で終わりますよ♪
経費③交通費のまとめ方
◆エクセルなどで一覧にまとめる
または
◆モバイルSuicaの履歴を印刷する
（関連レシートがあれば一緒にしておく）
経費の書類整理④現金支払い＆プライベート支払いの明細やレシート
残りはその他の使ったお金をまとめていきます。
↑
これらは基本的に全て一緒に処理していきます！！！
少しややこしいので解説していきますね。
基本的にはお仕事に関わるものしか経費にしてはいけません。
ですが、主婦の場合おうちのお金でお仕事に関するものを購入することもあると思います。
例えばお小遣いで書籍や文房具を買ったり・・・
ここでいうプライベートの支払いとはそういったものを指しています。
「家事按分（かじあんぶん）」と言って、プライベートでもお仕事でも兼用するようなものに使います。
例えば…家賃、光熱費、車のガソリン代、携帯電話代、インターネットの通信費等々
これらを全額ではなく一定の割合を経費にするのが家事按分です。
経費にできる割合は、使用する頻度やお仕事の種類によっても異なります。
「現金」を1円単位で（レジがある店舗ならいいのですが…）管理＆計算するのは大変！
ということで、「現金支払い」は全て「プライベート支払い」と一緒にまとめると会計ソフトへの入力がスムーズです！
それでは、書類をまとめていきましょう。
ここからは簡単です！
レシート類を集めて日付順にA4用紙に貼り付けていくだけです。
今回は2/1〜2/29の分なので、ひたすらレシートをかき集めて貼っていくだけ♪
（しかしここでもカード払いは明細を探して印刷するので、いつも苦労します…）
経費にできるかわからないものもとっておいて損はなさそう！
まとめ：確定申告を楽にするための書類整理のやり方
お疲れ様でしたっ！！！！
書類整理についてもう一度まとめます。
【売上関係】
- 売上に関する書類をまとめる
【経費関係】
- 銀行口座から支払ったもの
- クレジットカードで支払ったもの
- 交通費
- 現金＆プライベート（家事按分）
この流れで毎月まとめていくととってもスムーズ！
会計ソフトへの入力もかなり楽ですよ。
確定申告をする方はもちろん、急に必要になった場合に書類が整理されていると助けになると思います。
そして毎月やっておくことで、スッキリ爽快な気分になれるはず♪
この作業を毎年まとめてやるのか？毎月コツコツやっておくのか？
きっと楽チンさが全然違うはず！
ぜひ今日からはじめてみてくださいね♪